Halaman Event/Fee Details digunakan untuk mengatur informasi utama yang berkaitan dengan Event atau Fee. Setiap field memiliki fungsi tertentu yang membantu sekolah mengelola informasi acara, biaya, peserta, absensi, dan persetujuan orang tua.
Nama Field
Deskripsi
Category
Pilih kategori Event/Fee dari daftar kategori yang tersedia.
Name *
Nama utama Event/Fee.
Date From dan Date To
Menentukan rentang tanggal Event/Fee. – Setelah Event disetujui, Event akan ditampilkan pada School Events Calendar untuk setiap tanggal dalam rentang tersebut. – Event juga akan muncul pada kalender pribadi staf yang ditugaskan ke Event. – Jika opsi Scheduled Absences digunakan, absensi terjadwal akan diterapkan selama rentang tanggal ini.
(E) Time From dan Time To
Menentukan waktu mulai dan selesai Event.
Catatan: Field ini hanya digunakan sebagai informasi bagi staf, siswa, dan orang tua, serta tidak digunakan untuk pencatatan kehadiran.
Purpose *
Tujuan atau deskripsi lengkap mengenai Event/Fee.
(E) Requirements
Daftar perlengkapan atau kebutuhan yang harus dibawa siswa untuk mengikuti Event.
Informasi ini akan ditampilkan pada: – Parent Portal – Student Portal – Mobile App
(E) Risk Assessment
Informasi penilaian risiko untuk kebutuhan internal sekolah. Catatan: Tidak ditampilkan kepada orang tua maupun siswa.
(E) SIS Code
Kode identifikasi yang digunakan oleh sistem SIS sekolah.
Field ini diisi secara manual jika diperlukan.
Add Students and Cost Items By
Menentukan metode penambahan siswa dan item biaya.
Import File Jika opsi ini dipilih, pengguna dapat mengimpor file CSV yang dibuat secara manual
Manual Input Jika opsi ini dipilih, pengguna harus: Menambahkan siswa secara manual Menambahkan item biaya secara manual
Catatan: Setelah Event/Fee disetujui (Approved), pengaturan ini tidak dapat diubah.
(E) Location
Lokasi penyelenggaraan Event.
(E) Location Contact Details
Informasi kontak lokasi Event, seperti: – Alamat – Nomor telepon – Email
(E) Departure Details
Digunakan untuk Event di luar sekolah.
Berisi informasi mengenai: – Kapan peserta berangkat – Bagaimana peserta berangkat – Dari mana peserta berangkat
(E) Return Details
Digunakan untuk Event di luar sekolah. Berisi informasi mengenai: – Kapan peserta kembali – Bagaimana peserta kembali – Ke mana peserta kembali
(E) Transportation Mode
Jenis transportasi yang digunakan untuk mengikuti Event.
(E) Rego
Nomor registrasi kendaraan.
Biasanya digunakan ketika sekolah menyediakan kendaraan untuk Event.
(E) Private Vehicle Insurance
Menentukan apakah kendaraan pribadi yang digunakan memiliki perlindungan asuransi.
(E) Requires Scheduled Absence
Jika memilih Yes, pilih alasan absensi pada field Schedule As. Fitur ini akan: – Secara otomatis menandai absensi siswa pada roll kelas – Memberikan informasi kepada guru mengenai alasan siswa tidak hadir
Catatan Penting: – Scheduled Attendance hanya ditandai pada awal setiap hari Event. – Fitur ini tidak mencatat kehadiran siswa di lokasi Event. – Fitur ini hanya menandai ketidakhadiran siswa dari kelas reguler.
(E) Show in Daily Org
Jika diaktifkan, sistem akan menampilkan notifikasi bahwa staf yang ditugaskan ke Event tidak tersedia untuk mengajar pada periode Event tersebut.
(E) Periods
Secara default semua periode akan dipilih.
Anda dapat menghapus centang pada periode yang tidak terkait dengan Event sehingga hanya periode yang berlangsung selama Event yang tetap dipilih.
Jika Requires Scheduled Absence diaktifkan, maka periode yang dipilih akan ditandai menggunakan alasan absensi yang telah ditentukan.
Allow Parent to Decline Event/Fee
Jika diaktifkan, orang tua dapat memilih untuk: – Menyetujui (Approve) partisipasi anak pada Event/Fee, atau – Menolak (Decline) partisipasi anak pada Event/Fee.
Parent Approval Required
Menentukan apakah orang tua harus memberikan persetujuan terhadap keikutsertaan siswa dalam Event. No: Tidak diperlukan persetujuan dari orang tua.
Yes (Signature Approval): Orang tua harus menandatangani formulir izin dan mengembalikannya ke sekolah.
Yes (SMS or Signature Approval): Orang tua dapat memberikan persetujuan secara elektronik melalui Prestia (hanya jika sekolah berlangganan paket SMS) atau dengan menandatangani dan mengembalikan formulir izin ke sekolah.
Due Dates
Tanggal jatuh tempo untuk persetujuan, formulir, dan pembayaran dapat dibuat sama atau berbeda.
Rekomendasi: Tetapkan Approval Due Date pada tanggal yang sama atau lebih awal dibandingkan tanggal jatuh tempo lainnya, bukan setelahnya. Misalnya, persetujuan orang tua diperlukan terlebih dahulu sebelum sekolah memastikan Event akan dilaksanakan, sedangkan pembayaran dapat dilakukan mendekati tanggal keberangkatan.
Approval Due Date
Tanggal batas akhir bagi orang tua untuk: – Memberikan persetujuan – Mengembalikan formulir izin
Form Due Date
Tanggal batas akhir pengumpulan formulir atau kuesioner yang harus diisi.
Payment Due Date
Tanggal batas akhir pembayaran Event/Fee.
Allow Overdue Payment
Pilih Yes untuk mengizinkan orang tua melakukan pembayaran setelah melewati Payment Due Date.
Allow Payment Only After Parent Approval & Form Completion
Jika diatur ke Yes, orang tua harus: 1. Menyetujui Event/Fee terlebih dahulu, dan 2. Menyelesaikan seluruh formulir yang diwajibkan, sebelum pembayaran dapat dilakukan.
Available Instalment Plans
Pilih satu atau beberapa rencana cicilan (instalment plans) yang tersedia untuk Event/Fee.
Catatan: – Rencana cicilan masih dapat ditambahkan setelah Event/Fee disetujui (Approved). – Namun, rencana cicilan tidak dapat ditambahkan setelah Event/Fee dipublikasikan (Published), kecuali jika: 1. Event/Fee diubah menjadi Unpublished, 2. Rencana cicilan ditambahkan, 3. Event/Fee dipublikasikan kembali.
Additional Notes to Parents
Informasi tambahan yang ingin disampaikan kepada orang tua terkait Event.
Catatan: Disarankan agar informasi standar yang selalu digunakan (misalnya detail pembayaran seperti nomor rekening) dimasukkan ke dalam Default Event Form Template, bukan pada bagian Additional Notes.
