Setiap jenis insiden dan sebagian besar menu lainnya dapat dikonfigurasi untuk secara otomatis mengirim email kepada staf, siswa, atau orang tua menggunakan pesan yang telah ditentukan sebelumnya. Anda dapat menentukan pesan yang berbeda untuk setiap jenis insiden, serta pesan yang berbeda untuk siswa, orang tua, dan staf.

Pengaturan Messaging memungkinkan Anda menentukan bagaimana notifikasi email akan berfungsi. Gunakan daftar dropdown yang sesuai untuk mengaktifkan pengiriman notifikasi melalui email. Setiap daftar dropdown memiliki opsi berikut:

• No Messaging – tidak ada email yang akan dikirim.
• All Staff Members – email akan dikirim kepada seluruh staf.
• Messaging Groups – email hanya akan dikirim kepada anggota grup yang sesuai dengan kelas (form) dan/atau tingkat tahun (year level) siswa.
• Teachers of the Student – email hanya akan dikirim kepada guru siswa tersebut.
• Coordinators of the Student – email hanya akan dikirim kepada koordinator siswa tersebut.
• Teachers + Coordinators of the Student – email hanya akan dikirim kepada guru dan koordinator siswa tersebut.
• Groups + Coordinators of the Student – email hanya akan dikirim kepada anggota grup yang sesuai dengan kelas (form) dan/atau tingkat tahun siswa serta koordinator siswa tersebut.
• Groups + Teachers of the Student – email hanya akan dikirim kepada anggota grup yang sesuai dengan kelas (form) dan/atau tingkat tahun siswa serta guru siswa tersebut.
• Groups + Teachers + Coordinators of the Student – sama seperti di atas, tetapi juga dikirim kepada seluruh guru dan koordinator siswa tersebut.
• User can choose Recipients – pengguna dapat memilih penerima dan grup mana yang akan menerima email.

Mengubah Pengaturan Messaging
Changing the messaging settings

1. Buka Options > Software Settings > Messaging & SMS.

2. Pada bagian Messaging Settings, pilih item yang ingin disesuaikan.

3. Ubah pilihan pada daftar dropdown untuk menentukan penerima yang akan menerima notifikasi otomatis.

4. Jika Anda ingin mengaktifkan notifikasi Internal Message kepada orang tua untuk item tersebut, ubah opsi Send Parent Internal Message menjadi Yes.

5. Klik ikon pensil yang sesuai untuk mengubah isi pesan pada template email atau Internal Message Text. Tersedia tab terpisah untuk Parent Message, Staff Message, dan Student Message. Jika sebuah template kosong, maka tidak ada notifikasi yang akan dikirim.

Anda dapat menyertakan merge fields dalam template pesan. Dengan mengklik teks [ Show Merge Fields ], akan terbuka tab kedua yang menampilkan daftar merge fields yang tersedia untuk sekolah Anda. Saat Anda membuat jenis insiden atau tindakan (action type) baru, merge fields baru juga akan ditambahkan ke daftar sekolah Anda. Lihat artikel terkait “How to use Prestia merge fields” untuk informasi lebih lanjut.

Setelah selesai membuat atau mengedit template pada tab Parent Message, Staff Message, atau Student Message sesuai kebutuhan, klik tombol Save.

6. Jika Anda memilih opsi yang melibatkan messaging groups, Anda juga harus menghubungkan grup yang akan digunakan untuk item tersebut. Jika tidak ada grup yang dipilih, maka pesan tidak akan dikirim. Fitur ini memberikan fleksibilitas untuk membuat grup tanpa harus menggunakannya pada setiap item. Klik ikon Link dan pilih satu atau beberapa messaging groups untuk dihubungkan dengan item tersebut

7. Perubahan yang dilakukan akan disimpan secara otomatis.

Membuat Messaging Groups
Creating messaging groups

Messaging Groups digunakan di XUNO untuk mengelompokkan staf, orang tua, atau siswa tertentu. XUNO memungkinkan Anda membuat jumlah grup yang tidak terbatas serta jumlah penerima yang tidak terbatas dalam setiap grup. Selain itu, messaging group dapat dihubungkan dengan kelas (form), tingkat tahun (year level), house, atau huruf pertama dari nama belakang siswa. Hubungan ini digunakan sebagai kriteria saat mengirim notifikasi email sehingga email hanya dikirim kepada pihak yang relevan.

1. Buka Options > Software Settings > Messaging & SMS.

2. Scroll ke bagian Messaging Groups.

3. Untuk menambahkan grup baru, masukkan nama grup pada kolom New group name…, lalu pilih jenis pengguna yang akan menjadi anggota grup tersebut (staff, students, atau parents) dari daftar dropdown. Klik ikon + untuk membuat grup.

4. Untuk mengubah atau menambahkan anggota ke dalam grup, klik ikon Pencil (Pensil) yang sesuai dengan nama grup.

5. Pilih kriteria yang akan digunakan untuk menghubungkan grup melalui daftar dropdown Link group to students:.

Jika Anda membuat messaging group untuk students atau parents, biasanya Anda akan memilih opsi All. Pada langkah berikutnya, anggota yang dipilih akan berupa siswa yang terkait dengan item tersebut atau orang tua dari siswa yang terkait dengan item tersebut. XUNO kemudian akan mengirim pesan kepada siswa atau orang tua berdasarkan pihak yang terlibat saat insiden, catatan, atau item lainnya dibuat.

Untuk messaging group staff, Anda dapat menghubungkan grup yang berbeda ke kelompok siswa tertentu. Sebagai contoh, messaging group yang berisi koordinator tingkat senior dapat dihubungkan hanya dengan siswa pada tingkat tahun senior.

6.Tambahkan staf, siswa, atau orang tua ke dalam grup dengan memilih mereka dari daftar dropdown pada bagian Members. Pengaturan yang Anda buat akan disimpan secara otomatis setiap kali ada perubahan.