Creating templates for Career Plans

By /
Skip to main content
What can we help you with?
Print

Creating templates for Career Plans

Posted
Updated
ByAme

Creating templates for Career Plans

This article explains how to create templates that teachers and other staff can use to add Career Plans to a student’s profile in Prestia.

Career planning is the ongoing process where the students can: Explore their interests and abilities, strategically plan their career goals, and create their future work success by designing learning and action plans to help them achieve their goals. 

Prestia gives you the ability to create career plans for your students and gives you the option to allow students to modify specific fields in their plans, if they choose to.

Each career plan must have custom fields added which will be used to record data. Once you have created these fields, you can create a Microsoft Word document which can be printed at any time. This template will be formatted accordingly and will include the data entered by the users.

Viewing existing templates

  1. Log in to Prestia as an Administrator.
  2. Go to Options > Software Settings > Assessment Settings.D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633d148e62a58869ee5eea5afile Q08jCT36M3 1
  3. Using the dropdown list, choose the Career Plans option.D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633f7a7005ba014734a38835file KZEIpSxFon
  4. Your existing plans are displayed in the list.

Creating new or modifying existing templates 

You can set up as many plan templates as you like – each with its own questions, text fields, dropdown lists and checkboxes.

  1. Follow steps 1 and 2 above to navigate to your current list of career plans.
  2. If you are creating a new plan, enter the name of the plan in the text box that says Enter a new plan name… and then click the Add button. Once the new plan is created it will appear in the list.D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633f7befcf38bc37aecf7736file RpoYgv0dqT
  3. To add or edit the fields of a plan, click the Edit fields icon next to the name of the plan.D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633f7c49cf38bc37aecf7739file ATinbHDlR0

     

    Note: If you edit a field for templates that have already been used to create plans, this can affect data integrity and display of the Microsoft Word templates when printed. Proceed with caution, and contact Prestia Support for assistance if needed.

  4. In the popup window opened, enter the name of the new field you would like to add in the Add new item… text box.

    Note:
    Two preset fields have been added to Career Plan template so you can use them as description fields to identify the plan name and/or version if required. You can simply hide these two fields if they are not required.

    The Plan Year field will always have the option of this year and next year. For example, if the plane is created in 2026, the selection option will be 2026 nd 2027.

    The second preset field can have any field label you choose. This is a text box field.
     
    Image Png May 14 2026 06 26 42 4650 AM.png?width=1507&height=981&name=image Png May 14 2026 06 26 42 4650 AM
  5. Select the type of field you would like to add from the dropdown list in the Type column. The types of fields are:
    • Text – General text to be displayed on the page for user information.
    • Check boxes – A set of one or more checkboxes which the user can select. Users can select as many checkboxes as they want. You will create options in Step 8.
    • Date – A field in which users can select a date from a calendar displayed on the page.
    • Drop down (Multiple) – A dropdown list of pre-defined entries of which the user can select multiple options. You will create options in Step 8.
    • Drop down (Single) – A dropdown list of pre-defined entries of which the user can select only one option. You will create options in Step 8.
    • Sub-heading – A sub-heading to be displayed on the page in bold text.
    • Heading (with line) – A heading with a horizontal line underneath the text.
    • Radio buttons – A set of pre-defined options of which the user can only select one. You will create options in Step 8.
    • Text area – A text entry field in which the user can type large amounts of text spanning across multiple lines.
    • Text box – A text entry field in which the user can enter a single line of text.
  6. If you would like the student to be able to edit this field, change the Student Edit column dropdown option to Yes.
  7. Click the + icon to add the field.
  8. To add options for a field type that requires them (e.g. checkboxes, dropdown lists), click the [ Options ] text.
  9. In the popup that appears, enter as many options as required by typing a name into the Add a new item… field in the Item Name column, then clicking the + icon.
  10. Adjust the position of the field using the position icon if necessary.
  11. Repeat Steps 4 to 9 for additional fields as necessary.
  12. Close the popup window using the X icon in the top right when you have finished adding or editing all fields.

Creating, editing and replacing Microsoft Word templates

You can create Microsoft Word templates to attach to your Career Plans. These use the information entered into a student’s plan, and can be printed from a student’s profile, or in bulk. See the related article ‘Adding Learning Plans, Behaviour Plans or Career Plans for individual or multiple students‘ for more information.

To create a new Microsoft Word template

  1. Open a new Microsoft Word document.
  2. Create your document with fonts, formatting and images to suit your school
  3. Add any merge fields to the template that you would like to include from the plan. To include a merge field in a Word template, simply type or copy and paste the text, including the square brackets.

    The merge fields specific to the plan can be found in the Code column of the Edit fields window of the plan you are editing. See Steps 1 to 3 in the section above, ‘Creating new or modifying existing templates’ for how to access this window.

    You can also find generic merge fields relating to the student, family details and more by clicking on the Show Merge Fields button.D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633f8116cf38bc37aecf7743file XmK8K4zVGBFor example, if we used a merge field from the table shown in Step 4 of the above section, ‘Creating new or modifying existing templates’, a Microsoft Word Template could include the following:D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633f88929f7c1931ee0076c0file Co8YWRHaYF

    When this Career Plan is filled in and printed for a student, this part of the Word template will display whatever the student selected from the ‘Select your Goal One Category’ dropdown list in the place where the merge field ‘[488-FIELD]’ is located.
  4. Save your completed template as a Microsoft Word document (.docx) and close the file.

To upload a Microsoft Word template to a Learning or Behaviour template

    1. If there is currently no Microsoft Word template attached to the plan, click the Upload Word template icon next to the name of the plan.
    2. Choose your file using the Choose file button, then click the Add button.
D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633e552e9f7c1931ee006fbbfile KHxBsSX53Y 1

If there is already a Microsoft Word template attached to the plan, click the Replace Word template icon next to the plan.

Note: If you replace a Microsoft Word template for plan templates that have already been used to create plans, this can affect display of the Microsoft Word templates when those plans are printed. Proceed with caution, and contact Prestia Support for assistance if needed.

D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633f8a250f10306a37c0a413file VSikC1gIZD

To download and edit a Microsoft Word template

  1. Click on the Download icon next to the name of the plan.D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633f8ad29f7c1931ee0076c5file JIuMezD6tb
  2. Open the downloaded file in Microsoft Word. The file should be in your computer’s Downloads folder – check your browser settings if you cannot find it.
  3. Make your changes, then save as a docx. file.

Membuat Templat untuk Rencana Karier (Career Plans)

Artikel ini menjelaskan cara membuat templat yang dapat digunakan oleh guru dan staf lain untuk menambahkan Rencana Karier ke profil siswa di Prestia.

Perencanaan karier adalah proses berkelanjutan di mana siswa dapat: Mengoperasikan minat dan kemampuan mereka, merencanakan tujuan karier secara strategis, serta menciptakan keberhasilan kerja di masa depan dengan merancang rencana belajar dan tindakan untuk membantu mereka mencapai tujuan tersebut.

Prestia memberi Anda kemampuan untuk membuat rencana karier bagi siswa dan memberikan opsi untuk mengizinkan siswa mengubah kolom (field) tertentu dalam rencana mereka, jika mereka memilih demikian.

Setiap rencana karier harus memiliki kolom kustom yang ditambahkan untuk mencatat data. Setelah Anda membuat kolom-kolom ini, Anda dapat membuat dokumen Microsoft Word yang dapat dicetak kapan saja. Templat ini akan diformat secara disesuaikan dan mencakup data yang dimasukkan oleh pengguna.

Melihat Templat yang Ada

  1. Masuk (Log in) ke Prestia sebagai Administrator.

  2. Buka Options > Software Settings > Assessment Settings.
    D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633d148e62a58869ee5eea5afile Q08jCT36M3 1

  3. Gunakan daftar dropdown, pilih opsi Career Plans.
    D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633f7a7005ba014734a38835file KZEIpSxFon

  4. Rencana yang ada akan ditampilkan dalam daftar.

Membuat Templat Baru atau Mengubah Templat yang Ada

Anda dapat mengatur templat rencana sebanyak yang Anda inginkan — masing-masing dengan pertanyaan, kolom teks, daftar dropdown, dan kotak centang (checkbox) sendiri.

  1. Ikuti langkah 1 dan 2 di atas untuk menuju ke daftar rencana karier Anda saat ini.

  2. Jika Anda membuat rencana baru, masukkan nama rencana di kotak teks yang bertuliskan Enter a new plan name… lalu klik tombol Add. Setelah rencana baru dibuat, rencana tersebut akan muncul dalam daftar.
    D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633f7befcf38bc37aecf7736file RpoYgv0dqT

  3. Untuk menambahkan atau mengedit kolom dari suatu rencana, klik ikon Edit fields di sebelah nama rencana tersebut.

    D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633f7c49cf38bc37aecf7739file ATinbHDlR0

Catatan: Jika Anda mengedit kolom pada templat yang sudah digunakan untuk membuat rencana, hal ini dapat memengaruhi integritas data dan tampilan templat Microsoft Word saat dicetak. Harap berhati-hati dan hubungi Dukungan Prestia jika memerlukan bantuan.

  1. Pada jendela pop-up yang terbuka, masukkan nama kolom baru yang ingin Anda tambahkan di kotak teks Add new item….

Catatan:

  • Dua kolom bawaan (preset fields) telah ditambahkan ke templat Rencana Karier sehingga Anda dapat menggunakannya sebagai kolom deskripsi untuk mengidentifikasi nama rencana dan/atau versi jika diperlukan. Anda dapat menyembunyikan kedua kolom ini jika tidak diperlukan.

  • Kolom Plan Year akan selalu memiliki opsi tahun ini dan tahun depan. Sebagai contoh, jika rencana dibuat pada tahun 2026, pilihan opsinya adalah 2026 dan 2027.

  • Kolom bawaan kedua dapat memiliki label kolom apa pun yang Anda pilih. Ini adalah kolom kotak teks (text box).

    Image Png May 14 2026 06 26 42 4650 AM.png?width=1507&height=981&name=image Png May 14 2026 06 26 42 4650 AM

  1. Pilih jenis kolom yang ingin Anda tambahkan dari daftar dropdown di kolom Type. Jenis-jenis kolom tersebut adalah:

    • Text – Teks umum yang akan ditampilkan di halaman untuk informasi pengguna.

    • Check boxes – Satu set atau lebih kotak centang yang dapat dipilih pengguna. Pengguna dapat memilih kotak centang sebanyak yang mereka inginkan. Anda akan membuat pilihan opsi pada Langkah 8.

    • Date – Kolom tempat pengguna dapat memilih tanggal dari kalender yang ditampilkan di halaman.

    • Drop down (Multiple) – Daftar dropdown dari entri yang telah ditentukan sebelumnya di mana pengguna dapat memilih beberapa opsi sekaligus. Anda akan membuat pilihan opsi pada Langkah 8.

    • Drop down (Single) – Daftar dropdown dari entri yang telah ditentukan sebelumnya di mana pengguna hanya dapat memilih satu opsi. Anda akan membuat pilihan opsi pada Langkah 8.

    • Sub-heading – Sub-judul yang akan ditampilkan di halaman dalam teks tebal (bold).

    • Heading (with line) – Judul dengan garis horizontal di bawah teks.

    • Radio buttons – Satu set opsi yang telah ditentukan di mana pengguna hanya dapat memilih satu opsi. Anda akan membuat pilihan opsi pada Langkah 8.

    • Text area – Kolom entri teks di mana pengguna dapat mengetik teks dalam jumlah besar yang mencakup beberapa baris.

    • Text box – Kolom entri teks di mana pengguna dapat memasukkan satu baris teks.

  2. Jika Anda ingin siswa dapat mengedit kolom ini, ubah opsi dropdown pada kolom Student Edit menjadi Yes.

  3. Klik ikon + untuk menambahkan kolom.

  4. Untuk menambahkan opsi pada jenis kolom yang membutuhkannya (misalnya checkboxes, daftar dropdown), klik teks [ Options ].

  5. Pada pop-up yang muncul, masukkan opsi sebanyak yang diperlukan dengan mengetikkan nama ke dalam kolom Add a new item… pada kolom Item Name, lalu klik ikon +.

  6. Sesuaikan posisi kolom menggunakan ikon posisi jika diperlukan.

  7. Ulangi Langkah 4 hingga 9 untuk kolom tambahan sesuai kebutuhan.

  8. Tutup jendela pop-up menggunakan ikon X di kanan atas setelah Anda selesai menambahkan atau mengedit semua kolom.

Membuat, Mengedit, dan Mengganti Templat Microsoft Word

Anda dapat membuat templat Microsoft Word untuk dilampirkan ke Rencana Karier Anda. Templat ini menggunakan informasi yang dimasukkan ke dalam rencana siswa, dan dapat dicetak dari profil siswa, atau secara massal. Lihat artikel terkait ‘Adding Learning Plans, Behaviour Plans or Career Plans for individual or multiple students’ untuk informasi lebih lanjut.

Untuk membuat templat Microsoft Word baru:

  1. Buka dokumen Microsoft Word baru.

  2. Buat dokumen Anda dengan font, format, dan gambar yang sesuai dengan sekolah Anda.

  3. Tambahkan kolom penggabungan (merge fields) ke templat yang ingin Anda sertakan dari rencana tersebut. Untuk menyertakan merge field dalam templat Word, cukup ketik atau salin dan tempel teks tersebut, termasuk tanda kurung siku.

    Merge fields khusus untuk rencana dapat ditemukan di kolom Code pada jendela Edit fields dari rencana yang sedang Anda edit. Lihat Langkah 1 hingga 3 pada bagian ‘Membuat Templat Baru atau Mengubah Templat yang Ada’ di atas untuk cara mengakses jendela ini.

    Anda juga dapat menemukan merge fields umum terkait siswa, detail keluarga, dan lainnya dengan mengklik tombol Show Merge Fields.

    D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633f8116cf38bc37aecf7743file XmK8K4zVGB

    Sebagai contoh, jika kita menggunakan merge field dari tabel yang ditunjukkan pada Langkah 4 di bagian atas, Templat Microsoft Word dapat mencakup hal berikut:

    D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633f88929f7c1931ee0076c0file Co8YWRHaYF

    Ketika Rencana Karier ini diisi dan dicetak untuk seorang siswa, bagian templat Word ini akan menampilkan apa pun yang dipilih siswa dari daftar dropdown ‘Select your Goal One Category’ di tempat di mana merge field [488-FIELD] berada.

  4. Simpan templat Anda yang telah selesai sebagai dokumen Microsoft Word (.docx) dan tutup file tersebut.

Untuk mengunggah templat Microsoft Word ke templat Pembelajaran atau Perilaku:

  1. Jika saat ini tidak ada templat Microsoft Word yang terlampir pada rencana, klik ikon Upload Word template di sebelah nama rencana.
  2. Pilih file Anda menggunakan tombol Choose file, lalu klik tombol Add.

    D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633e552e9f7c1931ee006fbbfile KHxBsSX53Y 1


    Jika sudah ada templat Microsoft Word yang terlampir pada rencana, klik ikon Replace Word template di sebelah rencana tersebut.

Catatan: Jika Anda mengganti templat Microsoft Word untuk templat rencana yang sudah digunakan untuk membuat rencana, hal ini dapat memengaruhi tampilan templat Microsoft Word saat rencana tersebut dicetak. Harap berhati-hati, dan hubungi Dukungan Prestia jika memerlukan bantuan.

D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633f8a250f10306a37c0a413file VSikC1gIZD

Untuk mengunduh dan mengedit templat Microsoft Word:

  1. Klik pada ikon Download di sebelah nama rencana.

    D33v4339jhl8k0.cloudfront.netdocsassets54ae0964e4b04c67ce0d7a2eimages633f8ad29f7c1931ee0076c5file JIuMezD6tb

  2. Buka file yang diunduh di Microsoft Word. File tersebut seharusnya berada di folder Downloads komputer Anda — periksa pengaturan peramban (browser) Anda jika tidak dapat menemukannya.

  3. Lakukan perubahan Anda, lalu simpan sebagai file .docx.

Table of Contents
Scroll to Top