Managing Daily Organisation Room Changes and Availability

Dalam Artikel Ini

• Pendahuluan
• Cara Menambahkan Perubahan Ruangan
• Cara Menghapus Perubahan Ruangan
• Cara Melihat Perubahan Ruangan
• Cara Menerapkan Kembali Aturan Perubahan Ruangan

Pendahuluan

Perubahan ketersediaan ruangan di Prestia diperlakukan sebagai aturan (rules). Aturan perubahan ruangan dapat diterapkan kembali (re-applied) kapan saja, namun tidak dapat diubah (modified) setelah dibuat.

Cara Kerja Aturan Perubahan Ruangan

Perubahan ketersediaan ruangan disimpan sebagai aturan dan hanya diterapkan secara otomatis saat aturan tersebut dibuat atau disimpan.

Contoh
Jika Anda membuat aturan untuk memindahkan seluruh kelas dari ruang A2 ke ruang D12, maka:

• Perubahan akan langsung diterapkan saat aturan disimpan.
• Kelas yang tidak dapat dipindahkan akan ditampilkan sebagai peringatan berwarna merah pada halaman Daily Organisation.

Setelah aturan diterapkan, Prestia tetap memungkinkan pengguna melakukan perubahan manual atau mengabaikan aturan tersebut melalui halaman Daily Organisation, tetapi sistem akan tetap menampilkan peringatan.

Contoh Penggunaan
Misalnya, setelah aturan memindahkan semua kelas dari A2 ke D12 diterapkan, Anda masih dapat:

• Memindahkan sebagian kelas kembali ke ruang A2
• Menukar ruangan secara manual untuk kelas tertentu

Namun, bagi staf yang ingin melakukan permintaan atau pertukaran ruangan (room swap), ruang A2 tetap dianggap tidak tersedia sesuai aturan yang telah dibuat.

Jika Anda kemudian memilih untuk Re-Apply Rule, Prestia akan:

• Menjalankan kembali aturan tersebut
• Memindahkan kembali semua perubahan manual yang telah dikembalikan ke ruang A2 menuju ruang D12

Cara Menambahkan Perubahan Ruangan
How to Add a Room Change

Perubahan ketersediaan ruangan di Prestia diperlakukan sebagai aturan (rules). Aturan ini dapat diterapkan kembali (re-apply) atau dihapus kapan saja, namun tidak dapat diubah setelah disimpan.

Catatan: Aturan perubahan ruangan akan langsung diterapkan ke jadwal dan tidak dianggap sebagai perubahan Pending.

Langkah-Langkah

1.Buka menu Administration, lalu pilih Room Availability pada bagian Daily Organisation.

2.Klik tombol Add.

3.Lengkapi seluruh field yang diperlukan sesuai kebutuhan.

Catatan: Anda tidak wajib menentukan Replacement Room.

4.Centang opsi Allow this room to be booked by teachers jika Anda ingin guru tetap dapat:

• Memesan ruangan melalui fitur Rooms and Resources, atau
• Memindahkan kelas mereka ke ruangan tersebut melalui proses room swap

5.Periksa kembali seluruh informasi yang telah diisi untuk memastikan sudah benar. Penting: Setelah disimpan, aturan perubahan ruangan tidak dapat diedit. Jika terdapat kesalahan, Anda harus menghapus aturan tersebut dan membuat yang baru.

6. Klik tombol Save untuk menyimpan dan langsung menerapkan aturan perubahan ruangan.

Cara Menghapus Perubahan Ruangan
How to Delete a Room Change

Saat Anda menghapus aturan perubahan ruangan, Prestia akan mencoba mengembalikan kelas ke ruangan asalnya. Jika ada perubahan yang tidak dapat dikembalikan, kelas tersebut akan tetap berada di ruangan pengganti (replacement room) yang ditentukan dalam aturan tersebut.

Langkah-Langkah

1.Buka menu Administration, lalu pilih Room Availability pada bagian Daily Organisation.

2.Tentukan opsi filter yang diperlukan, termasuk rentang tanggal, kemudian klik Show.

3,Untuk menghapus satu aturan perubahan ruangan: Klik tombol Delete pada aturan yang ingin dihapus.

4.Untuk menghapus beberapa aturan perubahan ruangan sekaligus:

• Centang kotak di sebelah kiri setiap aturan yang ingin dihapus.
• Setelah semua aturan yang diperlukan dipilih, ubah dropdown With Ticked menjadi Delete Selected Items.
• Klik tombol Go untuk mengonfirmasi penghapusan.

Catatan

• Saat aturan dihapus, sistem akan berusaha mengembalikan kelas ke ruangan awal sesuai kondisi sebelum aturan diterapkan.
• Jika pengembalian tidak memungkinkan karena adanya perubahan lain pada jadwal atau ruangan, kelas akan tetap menggunakan ruangan pengganti yang sebelumnya ditetapkan oleh aturan tersebut.

Cara Melihat Perubahan Ruangan
How to View Room Changes

Cara Menerapkan Kembali Aturan Perubahan Ruangan
How to Reapply Room Change Rules

Aturan perubahan ruangan dapat diterapkan kembali (reapply) kapan saja dan sebanyak yang diperlukan.

Rekomendasi
Disarankan untuk menerapkan kembali sebagian atau seluruh aturan perubahan ruangan setelah jadwal sekolah diperbarui dan diimpor ulang ke Prestia.

Penting
Setelah aturan diterapkan kembali:

• Perubahan akan langsung diterapkan ke jadwal.
• Tindakan ini tidak dapat dibatalkan (undo).
• Pastikan Anda telah memverifikasi aturan yang dipilih sebelum melanjutkan.

Langkah-Langkah

1. Buka menu Administration, lalu pilih Room Availability pada bagian Daily Organisation.
2. Tentukan opsi filter yang diperlukan, termasuk rentang tanggal (Date Range), kemudian klik Show.
3. Centang kotak di sebelah kiri setiap aturan perubahan ruangan yang ingin diterapkan kembali.
4. Setelah semua aturan yang diperlukan dipilih:
   • Ubah dropdown With Ticked menjadi Reapply Selected Items.
   • Klik tombol Go untuk mengonfirmasi.

Hasil Setelah Reapply
Prestia akan menjalankan kembali aturan perubahan ruangan yang dipilih dan menerapkannya ke jadwal saat ini.

Hal ini berguna ketika:

• Jadwal telah diperbarui atau diimpor ulang
• Perubahan manual telah dilakukan dan perlu disesuaikan kembali dengan aturan ruangan yang berlaku
• Sekolah ingin memastikan seluruh aturan ketersediaan ruangan tetap diterapkan secara konsisten

Catatan: Setelah proses reapply selesai, perubahan akan langsung berlaku pada jadwal dan tidak dapat dibatalkan secara otomatis.