Ketika guru berpindah kelas, Anda perlu menambahkan mereka ke kelas baru dan membuat ulang Prestia Basic Timetable agar class attendance dan timetable mereka ditampilkan dengan benar.

Gambaran Umum

Seiring berjalannya tahun ajaran, hampir setiap sekolah akan memiliki guru baru atau guru yang dipindahkan ke kelas yang berbeda. Artikel ini menjelaskan cara menambahkan guru ke suatu kelas atau memindahkan guru ke kelas lain agar timetable mereka tetap benar di Prestia.

Menambahkan guru ke kelas yang benar pada timetable quilt

Untuk memulai, Anda perlu menambahkan guru baru ke kelas yang benar pada Prestia timetable quilt:

1. Buka Administration > Timetabling > Generate Basic Timetable.

2. Klik ikon Pencil pada baris ketiga, di sebelah Timetables.

3. Klik ikon Pencil untuk mengedit timetable quilt yang sedang digunakan (biasanya merupakan yang pertama dalam daftar).

4. Jika kelas yang benar untuk guru tersebut sudah tercatat pada student record, Anda dapat mengklik tombol Generate classes & enrolments from forms, kemudian klik tombol OK pada jendela pop-up untuk mengonfirmasi. Tindakan ini juga akan menghapus guru dari kelas yang salah. Setelah itu, lanjutkan ke bagian Saving your changes to the timetable.

5. Jika Anda tidak menggunakan tombol pada langkah 4, Anda perlu melakukan perubahan kelas secara manual. Di samping kelas yang akan memiliki guru baru, klik ikon Edit the teachers of this class (ikon orang yang duduk di meja).

6. Pilih guru baru yang akan mengajar kelas tersebut dari dropdown list.

7. Klik ikon + untuk menambahkan guru. Jika Anda tidak perlu menghapus guru sebelumnya dari kelas ini, lanjutkan ke bagian Removing teachers from the incorrect class in the timetable quilt.

8. Jika Anda perlu menghapus guru sebelumnya, centang checkbox di samping nama guru tersebut. Catatan: Anda dapat memiliki beberapa guru yang mengajar kelas yang sama, selama mereka tidak ditugaskan ke kelas lain pada timetable.

9. Klik dropdown arrow di pojok kanan atas tabel, lalu pilih Remove staff. Klik OK untuk menghapus guru yang dipilih.

Menghapus guru dari kelas yang salah pada timetable quilt

Selanjutnya, Anda perlu menghapus guru dari kelas lamanya. Jika langkah ini tidak diperlukan karena guru tersebut baru bergabung ke sekolah atau sebelumnya belum ditugaskan ke kelas mana pun, lanjutkan ke bagian Saving your changes to the timetable.

1. Buka Administration > Timetabling > Generate Basic Timetable.

2. Klik ikon Pencil pada baris ketiga, di sebelah Timetables.

3. Klik ikon Pencil untuk mengedit timetable quilt yang sedang digunakan (biasanya merupakan yang pertama dalam daftar).

4. Di samping kelas yang ditinggalkan oleh guru tersebut, klik ikon Edit the teachers of this class (ikon orang yang duduk di meja).

5. Centang checkbox di samping nama guru yang ingin dihapus dari kelas.

6. Dari dropdown arrow di pojok kanan atas tabel, pilih Remove staff.

Saving your changes to the timetable

Setelah Anda menugaskan guru ke kelas yang benar dan menghapus mereka dari kelas yang salah, Anda perlu menyimpan perubahan pada timetable. Tindakan ini akan memberi tahu Prestia pada hari dan periode mana attendance perlu dicatat. Di Prestia, proses ini disebut preparing the timetable.

1. Buka Administration > Timetabling > Generate Basic Timetable.

2. Klik tombol Prepare Timetable.

3. Pilih current quilt dari dropdown list (ini adalah quilt yang sama dengan yang Anda edit pada langkah 3 di bagian sebelumnya).

4. Generate From date harus diatur ke hari ketika guru dipindahkan ke kelas barunya. Anda dapat mengubah tanggal tersebut jika diperlukan dengan mengklik tanggal, lalu memilih tanggal baru menggunakan calendar picker yang muncul.

Catatan: Jika guru ini telah mencatat attendance di kelas lamanya dan Anda melakukan backdate pada timetable (yaitu memilih tanggal sebelum hari ini), maka data attendance untuk kelas tersebut akan dihapus saat Anda prepare the timetable. Pastikan Anda memiliki cadangan (backup) data attendance kelas tersebut agar dapat memasukkannya kembali secara manual jika diperlukan.

5. Generate to date adalah hari terakhir Anda ingin mencatat attendance untuk kelas baru. Biasanya ini adalah hari terakhir term, semester, atau year, tergantung seberapa sering sekolah Anda memperbarui Prestia Basic Timetable.

6. Timetable cycle starts on date harus diatur ke hari Senin pada atau sebelum Generate From date.

7. Centang checkbox Re-apply room availability rules after timetable import jika Anda telah mengatur room availability rules di Prestia.

8. Pastikan semua period dan day telah dipilih pada tabel yang memiliki kelas dalam timetable. Jika Anda perlu mengedit tabel tersebut, klik teks Enable Timetable Quilt Editing.

9. Klik tombol Continue untuk menyimpan perubahan pada timetable.

Sebelum mengklik Continue untuk menyimpan perubahan pada timetable, perlu diperhatikan bahwa jika Anda tidak memilih student tertentu, maka timetable akan disimpan untuk semua student. Ini berarti jika Anda memindahkan guru antar kelas dan melakukan backdate pada timetable, sebagian data attendance akan dihapus.