Exporting student attendance to calculate count of days late or other attendance types

By /
Skip to main content
What can we help you with?
Print

Exporting student attendance to calculate count of days late or other attendance types

Posted
Updated
ByAme

Mengekspor kehadiran siswa untuk menghitung jumlah hari keterlambatan atau jenis kehadiran lainnya

Beberapa sekolah memerlukan laporan yang menunjukkan berapa hari siswa ditandai sebagai terlambat datang. Artikel ini menunjukkan cara mengekspor data dari Prestia dan membuat laporan ini di Excel. Anda juga dapat menampilkan hitungan hari/periode untuk jenis kehadiran lainnya.

Mengekspor data dari Prestia

Pertama, kita perlu mengekspor data kehadiran dari Prestia sebagai CSV. Ikuti langkah-langkah di bawah ini.

  1. Buka Administration > Attendance > Export Attendance .
  2. Pilih rentang tanggal yang Anda inginkan, lalu pilih Detailed Student Attendance Report dari daftar dropdown seperti yang ditunjukkan:
    Image Png Jun 22 2023 11 46 58 5065 PM
  3. Klik tombol Export .
  4. Ini akan mengekspor file CSV yang dapat Anda buka di Excel.

Membuat Pivot Table Anda di Excel

Buka file CSV Anda dari langkah-langkah sebelumnya, lalu ikuti langkah-langkah ini untuk membuat laporan Anda:

  1. Di Excel, buka Insert > Pivot Table .
    Image Png Jun 22 2023 11 55 45 7929 PM
  2. Biarkan rentang tetap seperti yang dipilih secara default, pastikan New worksheet dipilih untuk lokasi Pivot Table, lalu klik OK .
    Image Png Jun 22 2023 11 57 28 8228 PM
  3. Pivot Table akan dibuat di lembar baru:
    Image Png Jun 22 2023 11 59 13 8125 PM

Menggunakan Pivot Table untuk membuat laporan

Selanjutnya, kita perlu membuat laporan. Lakukan pilihan di Excel sebagai berikut:

  1. Di area PivotTable Fields di sisi kanan halaman, pilih bidang Student Code untuk baris dengan menyeretnya ke area Rows .
    Image Png Jun 23 2023 12 15 12 3086 AM
  2. Pilih bidang Marked As dan seret ke area Columns .
    Image Png Jun 23 2023 12 17 01 9707 AM
  3. Anda akan melihat bahwa ini telah membuat kolom untuk setiap jenis kehadiran, termasuk satu untuk kedatangan terlambat, seperti yang ditunjukkan di bawah ini:
    Image Png Jun 23 2023 12 20 28 5250 AM
  4. Seret bidang Marked As ke area Values .
    Image Png Jun 23 2023 12 28 08 6953 AM
  5. Anda akan melihat bahwa sebuah hitungan ditampilkan untuk setiap siswa untuk jumlah periode yang ditandai sebagai Late arrival at school . Anda dapat cukup yakin bahwa hitungan ini sama dengan jumlah hari keterlambatan untuk setiap siswa, karena sekolah umumnya hanya menggunakan jenis kehadiran ini sekali per hari, selama pencatatan kehadiran periode pertama.
    Image Png Jun 23 2023 12 39 22 2734 AM

Perhatikan bahwa kehati-hatian diperlukan saat menafsirkan laporan yang dibuat di atas. Beberapa jenis kehadiran akan menunjukkan hitungan yang tidak mewakili jumlah hari yang ditandai oleh jenis ini. Misalnya, jika seorang siswa ditandai tidak hadir karena Family Holiday, dan sekolah memiliki 2 periode per hari, hitungan akan menunjukkan dua kali lipat dari jumlah hari siswa ditandai dengan alasan ini.

Hitungan selalu mewakili jumlah periode yang ditandai dengan jenis kehadiran.

Exporting student attendance to calculate count of days late or other attendance types

Some schools require a report showing how many days students were marked as late arrival. This article shows you how to export data from Prestia and create this report in Excel. You can also show a count of days/periods for other attendance types.

Exporting the data from Prestia

First, we need to export attendance data from Prestia as a CSV. Follow the steps below.

  1. Go to Administration > Attendance > Export Attendance .
  2. Select your required date range, then select Detailed Student Attendance Report from the dropdown list as shown:
    Image Png Jun 22 2023 11 46 58 5065 PM
  3. Click the Export button.
  4. This will export a CSV file that you can open in Excel.

Creating your Pivot Table in Excel

Open your CSV file from the previous steps, and then follow these steps to create your report:

  1. In Excel, go to Insert > Pivot Table .
    Image Png Jun 22 2023 11 55 45 7929 PM
  2. Leave the range as selected by default, make sure New worksheet is selected for the Pivot Table location, then click OK .
    Image Png Jun 22 2023 11 57 28 8228 PM
  3. The Pivot Table will be created in a new sheet:
    Image Png Jun 22 2023 11 59 13 8125 PM

Using the Pivot Table to create the report

Next, we need to build the report. Make the selections in Excel as follows:

  1. In the PivotTable Fields area on the right of the page, select the field Student Code for the rows by dragging it into the Rows area.
    Image Png Jun 23 2023 12 15 12 3086 AM
  2. Select the Marked As field and drag it to the Columns area.
    Image Png Jun 23 2023 12 17 01 9707 AM
  3. You will see that this has created a column for each attendance type, including one for late arrivals, as shown below:
    Image Png Jun 23 2023 12 20 28 5250 AM
  4. Drag the Marked As field into the Values area.
    Image Png Jun 23 2023 12 28 08 6953 AM
  5. You will see that a count is shown against each student for the number of periods marked as Late arrival at school . You can be reasonably confident that this count equates to the number of days late for each student, as schools generally only use this attendance type once per day, during the first period’s roll marking.
    Image Png Jun 23 2023 12 39 22 2734 AM

Note that caution is required when interpreting the report created above. Some attendance types will show a count that is not representative of the number of days marked by this type. For example, if a student has been marked away for a Family Holiday, and the school has 2 periods per day, the count will show as double the number of days the student was marked with this reason.

The count always represents the number of periods marked with the attendance type.

 

Table of Contents
Scroll to Top