Cara membuat event berulang di Prestia
Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menyederhanakan proses perencanaan event dengan mudah menyiapkan event yang berlangsung secara teratur. Baik itu les musik mingguan, lokakarya bulanan, atau aktivitas dua mingguan, fitur ini memungkinkan penyelenggara untuk menentukan frekuensi dan durasi event hanya dengan beberapa klik.
Cara kerja Event Berulang
Event berulang memungkinkan Anda menjadwalkan event yang terjadi berulang kali selama periode waktu tertentu. Berikut adalah cara kerjanya:
- Frekuensi : Anda dapat mengatur seberapa sering event terjadi—harian, mingguan, dua mingguan, atau bulanan.
- Pola : Anda dapat menentukan pola tertentu, seperti setiap Senin, tanggal satu setiap bulan, atau setiap Kamis kedua.
- Durasi : Anda dapat menentukan tanggal mulai dan berakhir untuk pengulangan.
- Persyaratan : Anda dapat mengatur opsi pilihan Anda untuk persetujuan event, pengisian formulir event, dan/atau pembayaran event. Anda dapat menentukan apakah Anda memerlukannya dalam setiap seri atau hanya sekali untuk event pertama. Jika Anda telah memilih opsi untuk menyetujui event pertama, maka orang tua hanya perlu menyetujui event berulang sekali. Setelah disetujui, semua contoh event akan secara otomatis dijadwalkan sesuai dengan frekuensi yang ditentukan. Jika ada perubahan yang diperlukan di masa mendatang—seperti menyesuaikan waktu atau lokasi.
- Integrasi : Event berulang juga akan ditampilkan di kalender Prestia, sehingga memudahkan pengelolaan dan pengecekan jadwal.
Catatan:
Prestia saat ini memungkinkan pembuatan event berulang, tetapi biaya belum termasuk dalam fitur ini.
Menyiapkan Event Berulang
- Pergi ke School > Events, Fees & Forms > Events & Fees.
- Klik tombol Add Event/Fee untuk membuat event baru.
3. Di tab Event details, pilih frekuensi event, yaitu kejadian harian, mingguan, dua mingguan, atau bulanan. Untuk event mingguan dan dua mingguan, pengguna dapat memilih hari-hari tertentu dalam seminggu, memungkinkan pemilihan beberapa hari untuk mengakomodasi berbagai jadwal. Namun, jika itu adalah event satu kali yang tidak berulang, Anda harus memilih opsi “non-recurring” sebagai gantinya. Ini memastikan bahwa event hanya dijadwalkan untuk tanggal dan waktu yang ditentukan tanpa kejadian di masa mendatang.
Anda juga dapat mengatur persyaratan Persetujuan (Izin), Pengiriman Formulir, dan Pembayaran dengan opsi di bawah ini:
Catatan:
Jika sekolah memilih “Required for each Recurring Event,” mereka dapat mengubah tanggal jatuh tempo untuk setiap kejadian secara individual, setelah event disetujui. Namun, jika sekolah memilih “Once only for the first event,” setiap perubahan hanya dapat dilakukan pada event pertama setelah disetujui.
Tips:
Jika opsi berikut diatur:
- Pembayaran (Sekali untuk event pertama): Orang tua wajib melakukan pembayaran hanya sekali untuk semua event, yaitu mereka dapat melakukan pembayaran hanya pada event pertama untuk mencakup semua event berulang.
- Pembayaran (Diperlukan untuk setiap event berulang): Orang tua harus melakukan pembayaran untuk setiap event berulang.
- Izin (Sekali untuk event pertama): Orang tua hanya perlu menyetujui sekali untuk semua event berulang dalam seri tersebut.
- Izin (Diperlukan untuk setiap event berulang): Orang tua harus memberikan persetujuan untuk setiap kejadian individual dalam seri tersebut.
- Formulir Event (Sekali untuk event pertama): Orang tua wajib mengisi dan mengirimkan formulir hanya sekali, untuk kejadian pertama dalam seri tersebut.
- Formulir Event (Diperlukan untuk setiap event berulang): Orang tua harus mengisi dan mengirimkan formulir untuk setiap event dalam seri tersebut.
4. Setelah disetujui, semua event berulang akan dibuat, disetujui, dan ditampilkan di bagian atas halaman event. Setiap event menyediakan detail dan dapat dilihat serta beberapa bidangnya dapat diubah.
Catatan:
Setelah event berulang disetujui, event tersebut tidak dapat dikembalikan ke Draft atau Siap untuk Persetujuan. Selain itu, modifikasi pada event berulang terbatas. Anda dapat menambah atau menghapus siswa dan staf untuk setiap event atau seri berulang, mengubah waktu mulai dan berakhir, serta memperbarui Nama dan Tujuan event. Jika Anda memilih opsi ‘Required for each Recurring Event,’ Anda juga dapat memperbarui Tanggal Jatuh Tempo. Ini memungkinkan fleksibilitas sambil mempertahankan struktur seri event Anda.
Membatalkan Event Berulang
Fitur event berulang Prestia memungkinkan Anda membatalkan kejadian individual atau sisa seri event. Fleksibilitas ini memastikan Anda dapat mengelola jadwal Anda secara efektif, apakah Anda perlu membatalkan satu kejadian karena keadaan yang tidak terduga atau membatalkan seluruh seri karena alasan apa pun. Cukup pilih event atau seri tertentu yang ingin Anda batalkan, dan event tersebut akan dihapus dari kalender.
Event yang dibatalkan dalam seri berulang akan tetap ditampilkan dan ditandai sebagai ‘Cancelled.’ Silakan lihat di bawah:
